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Mehr Service für die Reiseplanung

OWIS und miniPC24 installieren Exchange-Server bei Reisespezialist TAKE OFF
Weihnachtsshopping in Paris, Ostern einen Abstecher auf die Kanaren und im Sommer am liebsten nach Italien? Wenn das Fernweh wieder groß wird, schaffen die rund 600 Reiseberater von TAKE OFF, einer Tochter der TUI Deutschland, umgehend Abhilfe. Die ausgebildeten Reiseverkehrskaufleute sind bundesweit vor Ort und organisieren Nah- und Fernreisen bis ins kleinste Detail. Über ein zentrales Buchungsportal finden sie für jeden das richtige Ziel.
Kennzeichen der selbstständigen Reisespezialisten ist ihre große Flexibilität, denn die Beratung findet dort statt, wo der Kunde es wünscht: Zu Hause, im Büro oder am Telefon. Ganz ohne starre Öffnungszeiten, also auch abends oder am Wochenende. Entsprechend flexibel müssen die EDV-Strukturen im Hintergrund sein.
Ab sofort können sich auch die Reiseberater entspannt zurücklehnen: Eine neue E-Mail-Infrastruktur sorgt seit August für deutlich mehr Komfort, Sicherheit und Synchronisation. Sie bündelt die komplette E-Mail-Verwaltung inklusive Kontakte und Kalender aller TAKE OFF-Reiseberater und wickelt diese automatisiert per Exchange-Server ab.

Sicherheitslücken schließen
„Unsere IT-Infrastruktur im Kommunikationsbereich muss ihrer Zeit gerecht bleiben. Wir sind und fühlen uns in der Pflicht, unseren Beratern die Möglichkeiten der modernen IT zur Verfügung zu stellen, sie alltagstauglich und sicher zu machen“, erklärt Eduard Polle vom Bereich Digitale Transformation beim Hannoverschen Reiseexperten. Deshalb beauftragte sein Team die IT-Partner miniPC24 und Ostwestfalen Internet Service GmbH (OWIS) mit einem neuen Konzept für eine zukunftsfähige Kommunikationsmöglichkeit der Reiseberater.
Bei der TUI-Tochter hatte man bei anderen Projekten mit beiden Unternehmen bereits gute Erfahrungen gemacht: „Weder bei OWIS noch bei miniPC24 gibt es Hotlines mit wechselndem Personal, sondern immer persönliche und sehr kompetente Ansprechpartner, die genau wissen, worum es uns geht – das ist ein unschätzbarer Vorteil. Zudem profitieren wir von den TÜV-zertifizierten Hochleistungsrechenzentren in Deutschland, die OWIS bereitstellt und die uns einen weiteren Sicherheitsvorteil verschaffen.“

 

Berater auf ein einheitliches technisches Level bringen
Die Herausforderung für die IT-Partner bestand darin, die rund 600 verschiedenen Mitarbeiter mit unterschiedlichem Background und unterschiedlichen Systemen auf ein einheitliches Level zu bringen. „Das bisherige Webmailing-System, ein klassisches POP3/IMAP-Postfach, bot kaum Funktionen und verfügte weder über eine zuverlässige Synchronisierung zwischen den Geräten noch bei den Kontakten oder der Kalenderfunktion. Deshalb haben wir uns entschieden, alle Berater mit Outlook-Lizenzen auszustatten“, erklärt Marc Hanke, Geschäftsführer vom IT-Systemhaus miniPC24 aus Hannover. Zusammen mit OWIS wurde eine neue Serverinfrastrukturkonzipiert, die auf einem Microsoft-Windows-Server sowie zwei Microsoft-Exchange-Servern mit Microsoft-Outlook-Clients basiert. In die Infrastruktur wurde zudem ein KEMP-Loadmaster sowie das Watchguard XCS Mailgateway installiert. „Wir haben uns mit Microsoft für den Marktführer entschieden, weil der Funktionsumfang mit Team- und Kollaborationsmöglichkeiten sehr groß sowie gut skalier- und erweiterbar ist“, erklärt OWIS-IT-Leiter Jens Haferbeck. „Wir sind schon seit 1992 Microsoft-Partner und kennen die Systeme gut. Outlook ist als Client sehr verbreitet, die Benutzerakzeptanz entsprechend hoch. Außerdem bietet die Doppelserver-Lösung neben Outlook viele weitere Zugriffsmöglichkeiten über Third Party Mailclients, Webmailer, Smartphones usw.“
Das Paket wurde dadurch abgerundet, dass die Reiseberater schon im Vorfeld über einen Terminal Server Zugriff auf ihre Programme und auf fertig eingerichtete Outlook-Konten erhielten. Über den gesamten Zeitraum waren die Berater also technisch bestens ausgestattet, ohne sich selbst mit der Technik auseinandersetzen zu müssen.

 

Permanenter Zugriff auf Mails
Die neue Serverinfrastruktur sorgt nun dafür, dass E-Mail-Nachrichten an ein Postfach auf dem Exchange-Server von TAKE OFF gesendet und in diesem gespeichert werden. Kontakte und Kalender werden ebenfalls dort gesichert. Die gesamte Kommunikation läuft jetzt über Microsoft Outlook, welches die Reiseberater auf ihren Rechnern, Handys und Tablets installiert haben. „Wenn die Reiseberater nun auf ihre E-Mails zugreifen oder diese lesen, werden sie nicht tatsächlich heruntergeladen, sondern auf dem Exchange-Server belassen. Dadurch haben sie Zugriff auf ihre E-Mails, auch wenn sie mal nicht mit dem Internet verbunden sind“, erklärt Haferbeck die Struktur.
Die Reiseverkehrskaufleute konnten dafür auf einen umfangreichen Umzugsservice ihrer bisherigen Konten zurückgreifen und wurden mit umfassenden Anleitungen versorgt. Diejenigen Reiseberater, die noch keine Outlook-Lizenz hatten, erhielten von OWIS und miniPC24 eine umfassende Schulung. miniPC24 richtete zusätzlich eine Telefon-Hotline ein, um die Urlaubsspezialisten während der heißen Phase mit Rat und Tat zu unterstützen.
„Alles hat nach der Umstellung reibungslos und ohne Ausfälle funktioniert“, sagt Auftraggeber Eduard Polle zufrieden. „Das Feedback unserer freien Mitarbeiter ist durchweg positiv, auch wenn sich die EDV-Kosten jetzt leicht erhöht haben.“


TAKE OFF

TLT Urlaubsreisen GmbH
Baumschulenallee 16
30625 Hannover

 

OWIS.de / GRONEMEYER IT GmbH

Konrad-Zuse-Str. 1
37671 Höxter

 

miniPC24

Marc Hanke
Günther-Wagner-Allee 5
30177 Hannover